MEDEX

Izziv 

Medex je eden izmed vodilnih evropskih proizvajalcev prehranskih dopolnil na osnovi čebeljih in drugih naravnih pridelkov. Podjetje z več kot 60-letno tradicijo deluje na več kot 20 trgih v Evropi in zunaj nje ter skrbi za nenehen razvoj novih produktov, s katerimi uspešno pokriva najzahtevnejše trge.

Poslujejo v branži, ki narekuje skrbno načrtovanje in spremljanje vseh poslovnih procesov, kar je povezano z veliko količino podatkov, poslovnih analiz in poročil. Želeli so standardizirati in zmanjšati kompleksnost prikaza informacij, omogočiti večdimenzionalne povezave med njimi, jih sprotno nadgrajevati ter vzpostaviti sistem za optimizacijo poslovnih poročil.

Urejeni podatki so temelj kakovostne poslovne analitike, ki je eno od najbolj pomembnih orodij za sprejemanje dobrih poslovnih odločitev. Sodobno ciljno usmerjeno vodenje procesov spremljajo številni izzivi, ki zahtevajo hitro ukrepanje in prilagajanje. Podjetje Medex se tega dobro zaveda. Pred uvedbo BI so imeli podatke urejene v OLAP kocki, kar jim je omogočalo relativno hitro generiranje poslovnih poročil, vendar je bila priprava analiz za uporabnike prezahtevna in po večini so bili podatki prikazani tabelarično. Želeli so izboljšati vzročnoposledično analizo stanja podjetja spovezovanjem različnih poslovnih poročil in razširiti krog uporabnikov poslovne analitike v podjetju s predpripravljenimi interaktivnimi poročili.

Potek vzpostavitve BI 

Vodstvo Medexa si prizadeva za pametno in agilno odločanje ter se zaveda, da pri tem igrajo zelo pomembno vlogo urejeni podatki in kakovostna analitika.  

Na področju razvoja pametnejšega vodenja in managiranja podjetja sta v skupini bile dve večji prelomnici: 

1. Prva je bila odločitev vodstva, da optimizira in avtomatizira poročanje z vpeljavo Power BI analitike v sodelovanju z B2 BI ekipo. 

2. Druga večja prelomnica je bila transformacija BI sistema ob ustanovitvi Medex skupine, s čimer se je prej podjetje Medex d.o.o. razdelilo na tri ločena podjetja.  

Vpeljava Power BI analitike 

V podjetju B2 BI smo v sodelovanju s podjetjem MIT, ponudnikom ERP sistema, ponudili celovito rešitev BI analitike: od podatkovne integracije in modeliranja podatkov do usposabljanja uporabnikov ter predaje znanj za njihovo večjo samostojnost pri nadaljnjem razvijanju poslovne analitike.

Sedaj do dnevno osveženih poročil dostopajo »na klik«, sistem pa omogoča tudi dodajanje novih dimenzij, individualizacijo analiz, dnevno odpravo napak ter kakovostno vizualizacijo podatkov. Z uvedbo BI analitike se je hkrati izboljšal tudi zelo zahteven proces planiranja.

Projekta izdelave poslovnih poročil in poslovnoanalitične optimizacije analiz so se v Medexu lotili tako, da se je v sodelovanju z ekipo B2 BI najprej pripravili BI razvojni model. Na urejeno bazo strank so priključili prilagojen model za hitro generiranje osnovnih poročil. Rezultat je bil prototip, ki je poleg določenih popravkov, pri katerih je Medex intenzivno sodeloval, narekoval tudi neposredno povezavo na »žive« podatke na strežniku.

Proces je bil zelo intenziven, a hkrati tudi produktiven. Pripravili so ustrezne pravice za dostop do podatkov, kjer je bilo to potrebno ter začeli oblikovati poslovna poročila.

Izhajali so iz tega, kar je Medex imel predhodno ter dodali nove dimenzije, ki so za prodajo pomembne in za katere je ključno, da temeljijo na najnovejših (avtomatsko osveženih) podatkih. Na primer odklon prodaje od primerljivega preteklega obdobja (tedensko, mesečno, letno) in hkrati od planov ter vzroki za trenutno stanje.

V nadaljevanju smo postopoma dodajali ostale module – finance, proizvodnja, marketing, kadrovska, zaloge in RVC (razlika v ceni). Posamezna poročila so bila pripravljena na podlagi specifičnih potreb Medexa. BI sistem omogoča Medexu, da na enem mestu dostopajo do vseh podatkov, spremljajo ključne kazalnike in sprejemajo odločitve na podlagi podatkov. Ker so poročila avtomatizirana ni več potrebe po zamudni ročni pripravi poročil, prav tako pa je poskrbljeno za kakovost in s tem zanesljivost podatkov.

Vzdrževanje in transformacija BI analitike 

Razvoj BI analitike je zelo živ proces. Po implementaciji se poročila nadgrajuje, posodablja in optimizira glede na nove ali dodatne potrebe uporabnikov ter organizacijske spremembe.  

 Medex se je v letu 2023 razdelil na tri podjetja, s čimer je bilo potrebno prestrukturirati tudi pripravljena Power BI poročila. Vzporedno smo BI sistem optimizirali in poročila vizualno prenovili v skladu z najnovejšimi B2 BI vizualnimi standardi.

Transformacija BI je zajemala: 

• Menjavo vira podatkov in optimizacijo podatkovnega skladišča – vsako podjetje ima sedaj svojo bazo podatkov.  

• Ustvarjanje arhiva za pretekle verzije poročil. 

• Ustvarjanje novih poročil, ločeno za vsako podjetje, ki so se vizualno in vsebinsko dovršila. 

• Ustvarjanje novih delovnih prostorov (angl. workspace) na Power BI strežniku za vsak modul posebej. Znotraj delovnih prostorov se shranjujejo poročila za obe podjetji. 

• Posodobitev RLS – pravil za omejitev dostopov uporabnikom do določenih poročil. 

Optimizirala se je tudi uporabniška izkušnja – ustvarila se je aplikacija, kjer lahko uporabniki sedaj hitro prehajajo med različnimi moduli, poročili in zavihki poročila. Vsa ta prenova se je za module prodaja, zaloge in RVC realizirala v dobrih treh mesecih. 

Koraki vpeljave

Za vsak modul je proces implementacije potekal v štirih fazah: 

1. Postavitev podatkovnega skladišča – črpanje in obdelava podatkov (proces ETL – angl. extract, transform, load). Podatki se s procedurami črpajo iz MIT-ove baze Orkester v Microsoft SQL Server Management Studio, od tam pa v Power BI.  

2. Modeliranje – v namizni različici Power BI smo se povezali na SQL bazo podatkov in prečrpali še planske tabele v Excelu, nato pa tabele med seboj povezali v podatkovni model in pripravili metrike ali izračune za ključne kazalnike uspešnosti (KPI). V model se je povezala tudi tabela za omejitev dostopov do podatkov (RLS), kjer je opredeljeno kateri uporabniki imajo dostop do katerih stroškovnih mest. 

3. Priprava poročil v Power BI – na poročilo smo nato umestili vizualizacije, ki uporabnikom omogočajo, da zelo hitro pridejo do vseh potrebnih informacij. 

4. Izobraževanje za končne uporabnike – ob koncu posameznega projekta oz. v fazi finalizacije smo izvedli še usposabljanje za končne uporabnike, preko katerih so se bolje spoznali z novim orodjem in naučili kako poročilo uporabljati, da 1.) lahko hitro pridejo do iskanih podatkov in 2.) spoznajo funkcionalnosti Power BI in s tem čimbolj izkoristijo pripravljena poročila.  

V podjetju B2 BI, kot ponudnik celovite storitve, vedno ciljamo na visoko stopnjo samostojnosti naročnika.

Opis rešitve

Do dnevno osveženih poročil sedaj v Medexu dostopajo »na klik«, sistem pa omogoča tudi dodajanje novih dimenzij, individualizacijo analiz, dnevno odpravo napak ter kakovostno vizualizacijo podatkov. Z uvedbo BI analitike se je hkrati izboljšal tudi zelo zahteven proces planiranja.

• Modul Prodaja vsebuje poročila o realizaciji prodaje v vrednosti in količini, odklonih prodaje od plana in lanskega leta, po dimenzijah kot so meseci in leta, države, partnerji, artikli, blagovne skupine, blagovne znamke, skupine artiklov. Ključni kazalniki primerjajo stanje v primerjavi s prejšnjim letom ali planom. Možen je vpogled v podrobnosti po artiklih (podroben tabelarični pregled), trende prodaje skozi čas, realizacija prodaje po potnikih, pregled popustov in rabatov
• Modul RVC omogoča vpogled v razliko v ceni (prodajna vs nabavna cena) za posamezne artikle v primerjavi s prejšnjim letom. Vpogled v RVC jim omogoča boljše pogajanje za cene ter usmerjanje promocije izdelkov za dvig skupne RVC.
• Modul zaloge in nabave ter zaloga po lotih omogočajo vpogled v stanje zalog in spremljanje nabav. Ključni kazalniki so število dni za obrat zalog in število obratov v letu, povprečna zaloga in izdaja zalog, trend zaloge. Poročila omogočajo vpogled v stanje zaloge po lokaciji, blagovni skupini, mesecu in drugih dimenzijah, z vpogledom v podrobnosti na nivoju artikla. Analizira se terminska točnost dobaviteljev, planirana vs. prevzeta vrednost, kakovost nabavnih naročil, stroški transakcij idr.
• Modul finance vsebuje izkaz poslovnega izida, analizo prihodkov, odhodkov in stroškov po partnerjih, stroškovnih mestih, sektorjih ter času.
• Modul za proizvodnjo vsebuje pregled učinkovitosti proizvodnje, pri čemer je ključni kazalnik OEE (pregled razpoložljivosti, zmogljivosti in kakovosti), planiran vs porabljen material, spremljanje delovnih nalogov in terminiranja proizvodnje in delo delavcev. Poročilo za pregled merilnih sistemov omogoča vpogled v delovanje ključnih proizvodnih senzorjev.
• Modul za marketing vsebuje pregled stroškov marketinga, porabo trgovskega blaga za marketing, uspešnost spletne prodaje, vrednost porabe vzorcev idr. glede na plan in prodajno realizacijo po različnih dimenzijah kot so partnerji, trgovci, meseci, skupine artiklov itd.
• Pripravljeno je tudi poročilo za Google analitiko, ki na enem mestu prikazuje ključne kazalnike za vpogled v kampanje (kliki, stoški, CPC, uporabniki, sessions, itd. po kampanjah in ključnih besedah), oglede (audience), pridobitev novih kontaktov (Acquisition) in socialnih omrežij (št. ogledov posameznih spletnih omrežij, seanse, itd.).
• Modul za kadrovsko analizira strukturo zaposlenih, fluktuacij in omogoča vpogled v pregled ur zaposlenih, porabi dopusta. Poročila omogočajo vpogled v izobrazbo zaposlenih, status zaposlitve, gibanje števila zaposlenih, prepoznavanje trendov zaposlovanja in bodočih potreb za zaposlovanje ter pregled preteka veljavnosti varnosti pri delu in zdravniških pregledov.

Poglejte si tudi podcast BI na rumeni stol? #1 - Aleša Mižigoj

Nadaljnji razvoj analitike

S podjetjem Medex že vrsto let aktivno sodelujemo pri razvoju BI analitike. Poročila se neprestano nadgrajujejo in optimizirajo ter prilagajajo spremembam v poslovanju. Vodstvo Medexa si prizadeva za pametno upravljanje organizacije, pri čemer ima analitično orodje pomembno funkcijo in kot takšno prinaša podjetju visoko dodano vrednost.